Falls Sie den ersten Teil der Reihe noch nicht gelesen haben, schauen Sie gern unter: Teil 1 Artikelserie Projektmanagement
Sind Sie an dem Punkt, an dem Sie Ihr Interesse an Projektmanagement bekunden können und Sie sich eventuell auch vorstellen, es in Zukunft in Ihr Unternehmen einzuführen? Das klingt erfolgsversprechend. Doch wartet in der Hinsicht mehr auf Sie, als dass sie Ihre Organisation einmal mit dem Projektmanagement-Hammer behandeln und gut ist. Sie haben die Wahl. Agiles PM? Klassisches PM? Oder doch lieber der Mittelweg des hybriden Projektmanagements?
Widmen wir uns doch zuallererst einmal der Literatur, die sich in unterscheidende Methoden innerhalb von Projektmanagement unterteilt. Wir wollen auch mal mit eloquenter Wortgewandtheit glänzen.
Klassisches Projektmanagement basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell, das eine lineare und durch Meilensteine abgetrennte Abfolge von Projektphasen vorsieht. Ergebnisse, Kosten, Termine und der Personalbedarf werden am Anfang eines Projektes festgelegt, wobei Änderungen in der Abwicklung möglichst vermieden werden, aufgrund häufig hoher Aufwände und damit verbundenen Kosten. Agiles Projektmanagement basiert auf einer iterativ-inkrementellen Vorgehensweise. Jede Iteration bringt ein potenziell lieferfähiges Produktinkrement hervor. Die Vorteile agiler Methoden beruhen auf hervorragender Teamarbeit mit kurzen Feedbackschleifen, wobei die hohe Reaktionsfähigkeit bei kurzfristig variierenden Anforderungen von enormer Bedeutung ist. Die kontinuierliche Prozessverbesserung mit einhergehenden, hohen Eigenverantwortungen sind ebenso Schlüssel zum Erfolg.
Gut. Das lassen wir erstmal kurz sacken. Wobei? Nein, wir sind hier, um das ganze Thema nahezubringen und das auch noch in kürzester Zeit zu liefern. Also genießen Sie unsere konkreteren Erläuterungen, die Ihnen Aufschluss darüber bieten, was für Sie das Richtige ist.
Beginnen wir chronologisch. Um die Daseinsberechtigung nachzuvollziehen und einen Sinn für die jeweilige Art und Weise zu entwickeln, schauen wir uns zuerst die Herkunft an. Klassisches Projektmanagement (auch traditionelles oder konventionelles PM) findet seinen Ursprung im 20. Jahrhundert. Das ist eine Zeit, in der Managementaufgaben zum Großteil darin bestanden, Sicherheiten zu wahren und Risiken zu verhindern. Klassische Projektmanagement-Methoden haben daher ein Ziel: Sie führen im Vorfeld zur möglichst detaillierten Planung aller Schritte von Anfang bis Ende des Projektes. Das soll Fehler, Risiken und etwaige Probleme im Voraus bereinigen. Es geht Hand in Hand mit dem Motto „Safety first!“.
Klassisches PM umfasst alle Arbeitsweisen innerhalb von Projekten, die einem klaren, strengen Plan folgen. Wie gehabt sind Zeit, Kosten und Qualität die drei primären Projektfaktoren. Nach ebendiesen versucht das traditionelle PM im Vorfeld möglichst exakte Projektziele zu definieren. Welche Kosten werden an welcher Stelle auftreten? Welche Deadlines gibt es? Wer arbeitet an welcher Stelle woran? Die Projektleitung versucht all das vor Beginn möglichst genau zu kalkulieren. Weiter ist es im klassischen Projektmanagement von höchster Bedeutung den Verlauf des Projektes im Detail zu dokumentieren.
Die strenge Dokumentation geht mit einer strengen sequenziellen Aufteilung einzelner Projektphasen einher. Klassisches PM bietet allgemein fünf Phasen, in die man ein Projekt aufteilen kann: Initialisierung, Definition, Planung, Umsetzung und Abschluss.
Durch enorm systematisches, strukturiertes Handeln und das geregelte Vorgehen bietet klassisches PM daher einen erwähnten Schutz vor Risiken. Doch halt! Kurzer Einschub an dieser Stelle. Das Wort Risiko ist im Volksmund traditionell negativ behaftet. Doch ist ein Risiko gleich immer etwas Böses? Per se nicht. Wir haben dazu einen aufklärenden Beitrag erarbeitet, der grundsätzlich unternehmerische Sinne zu dem Thema schärfen kann. Gerne erreichen Sie diesen hierüber (hyperlink an „hierüber“).
Zurück zu klassischem Projektmanagement.
Die Erfolge, die durch traditionelles PM erzielt werden, basieren also auch auf gründlicher Überwachung, Kontrolle und Dokumentation. Daraus resultieren grundsätzliche Vorteile. Klassisches Projektmanagement bietet Verbindlichkeit, Stabilität, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Alle Beteiligten haben von Beginn an Klarheit über den gesamten Ablauf. Das schafft eine geregelte Systematik.
Also gut, dann wäre alles geklärt, klassisches Projektmanagement ist schön und perfekt. Bis zum nächsten Mal meine Damen und Herren!
An der Stelle können Sie ein beliebiges Sprichwort einsetzen, dass auf Zweideutigkeiten hinweist. Wir entscheiden uns für die Kehrseite der Medaille.
Durch seine im Vorfeld absolut festgelegte Struktur und Kalkulation bringt klassisches PM auch ein paar potenzielle Probleme mit sich. In der Natur seiner äußerst detaillierten Vorbereitung steckt somit bereits der erste Punkt. Es benötigt eine sehr aufwändige Planung. Die bürokratische Dokumentation geht damit einher. Zusätzlich ist es in der Realität gut möglich, dass zu Beginn eines Projektes nicht alle Fakten bekannt sind bzw. sich die Anforderungen während der Umsetzung ändern. Ist zu Beginn bereits alles kalkuliert und streng durchgeplant, fällt es schwerer auf neue Wünsche vom Kunden und Stakeholder während des Prozesses einzugehen. Es ist schwierig neue Ideen zu implementieren. Alles in allem macht das traditionelles Projektmanagement recht unflexibel.
Also zurück zur anfänglichen Frage: Wann können Sie klassisches PM für Ihre Organisation gebrauchen? Klassisches Projektmanagement bietet sich bei vorausplanbaren Projekten an. Projekte, die bereits im Vorfeld klare Anforderungen haben, wobei Änderungswünsche oder variierende Anforderungen eher gering gehalten sein werden. Außerdem eignet sich klassisches Projektmanagement in Projektumgebungen, die durch Gesetze oder Vorschriften hochgradig reguliert sind. In diesen Fällen bietet die detaillierte und im Voraus festgelegte Struktur Sicherheit und Verbindlichkeit. Damit ist traditionelles Projektmanagement also keineswegs altbacken oder veraltet. Es hat seine Daseinsberechtigung trotz steigendem Interesse am Thema Agilität. Es kommt auf die Fragen zu Beginn des Projektes an. Was sind die Rahmenbedingungen des Projektes und was sind die Ziele? Danach kann man entscheiden, welche Methode sich nun besser eignet. Grandiose Überleitung, vielen Dank für den Beifall!
Sich veränderte Anforderungen! Und jetzt? – Agiles PM als flexible Lösung
Sollten Sie also feststellen, dass auf dem Weg enorme Änderungen ins Spiel kommen können und sie grundsätzlich eine höhere Dynamik anstelle steifer Struktur benötigen, könnte agiles Projektmanagement interessant sein. Widmen wir uns also dieser Art und Weise.
Direkt will gesagt sein, dass es nicht DAS agile Projektmanagement gibt. Es existiert als Pendant zur klassischen Art. Agile Ansätze zeichnen sich durch kundennahe und teamorientierte Arbeitsweisen aus. Dabei bleiben sie immer pragmatisch. Agile Konzepte setzen auf Kommunikation mit kurzen Schleifen. Die kurze interne und externe Kommunikation steht hier der detaillierten Dokumentation des klassischen PMs gegenüber. Durch die kurzen Informationswege und das schlanke Teamspiel kann zu jeder Zeit unmittelbar in den Entscheidungs- bzw. Projektprozess eingegriffen werden. Das sorgt für die Möglichkeit, sich permanent an kleinere und größere variierende Anforderungen anzupassen.
Traditionelles PM sieht darauf ab, am Ende ein fertiges Produkt zu liefern. Im agilen Projektmanagement hingegen wird im Verlauf regelmäßig ein „unfertiges“ Produkt geliefert. Man holt sich an verschiedenen Stellen des Prozesses Kundenmeinungen und Erfahrungen ein, um das endgültige Produkt nach und nach wunschgemäß zu verbessern.
Ein beliebtes Modell trägt den Namen „Scrum“. Es unterteilt ein Projekt ironischerweise in sogenannte „Sprints“. Das bedeutet nicht, dass Ihre Organisation durch alle Phasen unsauber durchhechten muss, es bezeichnet lediglich einzelne, sich wiederholende Abläufe. Zu Beginn sind die Anforderungen Ihres Projektes bekannt. Sie „sprinten“ durch und liefern ein Zwischenergebnis. Dieses wird mit dem Team und den Kunden erörtert. Unter Umständen werden neue Anforderungen bekannt, was zu einem neuen „Sprint“ führt. Dieser Durchlauf wird wiederholt, bis das Ergebnis den Anforderungen zu diesem Zeitpunkt entspricht.
Diese agilen Ansätze machen Ihre Organisation anpassungsfähig und flexibel.
Die ständigen Anpassungen und die kontinuierlich enge Kommunikation führt zu einem hohen Maß an eigenverantwortlicher Arbeit für ein Individuum. Der Fokus auf Kommunikation statt Dokumentation legt dies nah. Die Vision des Ergebnisses muss jedem Prozessbeteiligten klar sein. Man sagt auch, dass diese agilen Werte gelebt werden müssen. Auf der anderen Seite will gesagt sein, dass agiles Projektmanagement nicht bedeutet, dass es keine Planung gibt. Agilität basiert in diesem Fall auf adaptiver Planung. Im Detail kann die Planung sich also mit veränderten Anforderungen anpassen. Zeit und Kosten für das Projekt müssen trotz allem feststehen, während der Umfang bzw. das Ergebnis variabel sein kann. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist somit das Mantra agiler Planung.
Fassen wir die Vorteile nun einmal zusammen.
Agiles PM sorgt für Flexibilität, die kurze Reaktionszeiten auf Veränderungen ermöglicht. Einzelne Projektfortschritte sind klar ersichtlich, während die Vision des Ergebnisses klar im Fokus steht. Es entsteht weniger Bürokratie durch Fokus auf Kommunikation statt Dokumentation. Durch enge Teamarbeit identifiziert sich das Team eher als solches, was in besserer Zusammenarbeit auf Dauer mündet. Allgemeine Offenheit für Verbesserungen schafft Mut zur Innovation. Und ganz klar, es schafft eine hohe Kundennähe mit daraus entstehender Kundenzufriedenheit.
Sie wissen es. Jetzt kommt die Kehrseite der Medaille.
Kommunikation ist wohlmöglich das größte Thema bei agilem PM, wie man an der Häufigkeit des Wortes hier gut erkennen kann. Somit steht und fällt der Erfolg damit. Ihr Team muss über ein hohes Maß an reibungsloser und vertrauter Kommunikation verfügen, um das Potenzial von agilem PM nutzen zu können. Grundsätzlich schränken auch mehrere Projekte zeitgleich das Prinzip der Agilität ein. An der Stelle ist etwaig detaillierte Dokumentation durchaus verlässlicher, wobei auch hier ein Problem im agilen PM auftreten kann. Es kann passieren, dass die Dokumentation zu minimalistisch gehalten wird, was zu Unklarheiten im Prozess führen kann. Wie an obiger Stelle bereits einmal aufgegriffen, müssen die agilen Werte von Teammitgliedern gelebt werden. Die Vision des Projektes muss bei allen Beteiligten präsent und vorherrschend sein, um sich permanent auf neue Anforderungen einstellen zu können. Auch die neumodischen Soft Skills spielen eine wichtige Rolle. Mit hoher Eigenverantwortung zählt Ihre Organisation auf effizientes Zeit-, Selbst- und Teammanagement aller Beteiligten.
In welchem Fall ist agiles Projektmanagement also für Sie vorteilhaft? Es eignet sich in jedem Fall, bei dem zu Beginn des Projektes noch nicht absolut klar ist, wohin die Reise gehen soll. Wenn Sie Schritt für Schritt ein maßgeschneidertes Produkt entwickeln, ist agiles Projektmanagement höchstwahrscheinlich der richtige Ansatz.
In der Realität mischt sich häufig vieles – hier kommt hybrides PM!
Bleibt noch hybrides PM. Oben haben wir kurz das Modell „Scrum“ angerissen. Es ist eine Methode, wie man agiles Projektmanagement anwenden kann. Ebenso gibt es weitere diverse Methoden, die sich anwenden lassen. Dabei kann man Sie klassischem oder agilem PM zuordnen.
Hybrides Projektmanagement steht hierbei für die Kombination von mindestens zwei dieser Methoden bzw. Arbeitsweisen. Daraus ergeben sich nahezu unzählige Kombinationsmöglichkeiten, wobei wir Ihnen hier (Hyperlink an „hier“) die bekanntesten Methoden näherbringen wollen.
Hybrides PM entstand als realer Lösungsweg. Im Alltag sind Organisationen vielfältigen und komplexen Anforderungen zugleich ausgesetzt. Um diese zu bewältigen, scheint es häufig logisch, sich den Vorzügen aller Arten zu bedienen. Hybrides Projektmanagement vertritt somit die Ansicht, dass Verknüpfungen zwischen agilem und klassischem PM zur optimalen Lösung führen. So können Sie beispielsweise eine klassische Methode wählen und dabei festlegen, mehr Austauschmeetings und Retrospektiven als üblich, durchzuführen.
Hybrides PM profitiert somit von klassischen wie auch agilen Vorteilen. Es bietet individuelle und maßgeschneiderte Lösungen für Projekte. Das ergibt sich aus den unzähligen Kombinationsmöglichkeiten einzelner Methoden. Daher bietet es eine noch höhere Flexibilität als agiles PM an sich. Ganz grundsätzlich schafft es somit ein realistischeres Bewusstsein der häufig hybriden Realität bei allen Beteiligten. Es verbessert das Verständnis von Projektmanagement.
War klar, dass dieser Satz jetzt kommt. Die Kehrseite der Medaille und so…
Bei allen optionalen Anpassungen im hybriden PM setzt das natürlich, enorm hohe Anforderungen für die Projektverantwortlichen. Ihre Kompetenzen müssen in puncto PM einen so großen Horizont aufweisen, als dass sie genau einschätzen können, welche Kombination aus Methoden nun die Effizienteste ist. Sie müssen in der Lage sein, die Anforderungen des Projektes so genau zu analysieren, dass sie eine maßgeschneiderte Lösung anfertigen können. Es ist äußerst hilfreich Experten zur Seite zu haben, um das notwendige Knowhow dem gesamten Team nahe zu bringen.
Wenden wir das nun auf die Frage an, wann Sie hybrides PM denn gebrauchen können. Hybride Ansätze sind bei jeden Projekten interessant und nützlich, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt. Sind bestimmte Abschnitte eines Projektes im Vorfeld klar ersichtlich, so kann es nützlich sein, klassisch vorzugehen und auf klar kalkulierte Strukturen zu bauen. Bedarf es bei einem anderen Abschnitt an viel Feinschliff und Anpassungen in Kooperation mit dem Kunden, ist eine agile Methode sicherlich ratsam. Können Sie diese Teile des Projektes klar trennen, dann ist hybrides PM die effizienteste Lösung.
An dieser Stelle ist geklärt, was klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement ist. Wir haben die Vorzüge und Probleme der einzelnen Sektionen erläutert und uns angeschaut, in welchen Situationen welcher Art und Weise die Nützlichste ist.
Autor: Kevin Wiesener, Andreas Straub
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