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Selbst- und Zeitmanagement – von Chaos zu Produktivität

10.06.2020

Zeitmanagement; Produktivität; Arbeitsorganisation; Stressbewältigung; Aufgabenorganisation

Für viele Führungskräfte und Mitarbeiter steigt die Arbeitsbelastung beständig. Sei es durch Stellenkürzungen, Umstrukturierungen oder einfach durch ein erhöhtes Auftragsaufkommen. Da ist es nicht verwunderlich das viele den Überblick verlieren und das Gefühl haben, ständig der Zeit hinterherzulaufen. In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie wieder HerrIn der Lage werden und durch gutes Selbst- und Zeitmanagement ein drohendes Chaos in produktive Arbeitsabläufe verwandeln.

 

Das persönliche Selbst- und Zeitmanagement durch Analyse der eigenen Planung optimieren

 

Um produktiver zu werden, muss zunächst einmal identifiziert werden, welche Tätigkeiten den Arbeitsalltag bestimmen und wieviel Zeit diese in Anspruch nehmen. Deshalb verschaffen Sie sich zu Beginn einen Überblick über die Aufgaben, die Sie täglich zu bewältigen haben. Dabei hilft es für 1-2 Wochen ein recht genaues Tagebuch über die Tätigkeiten und deren Dauer zu führen, z.B. mit einer Exceltabelle. Sie können dafür aber auch die Aktivitätenliste nutzen, die wir Ihnen am Ende des Artikels zum Download zur Verfügung gestellt haben. Schreiben Sie die Aufgaben und den Zeitbedarf auf und bewerten Sie anschließend die Prio der jeweiligen Aufgabe. Werten Sie die Liste anschließend aus. Auf Basis der Auswertung überlegen Sie:

 

Wo kann ich Dinge bündeln?

Wenn Sie beispielsweise Tätigkeiten immer wieder unterbrechen, um eingehende E-Mails zu bearbeiten, kann das schnell unproduktiv machen. Ggf. macht es dann Sinn, sich festgelegte Slots am Tag einzurichten, in denen Sie Ihr Postfach bearbeiten und die Benachrichtigungen über eingehende E-Mails ansonsten ausschalten.

 

Welche Aufgaben kann ich delegieren?

Am Ende des Artikels haben wir Ihnen ein Arbeitsblatt zur Verfügung stellt, dass Ihnen dabei hilft solche Aufgaben zu identifizieren, die Sie delegieren können und sollten. Basierend auf der Kompetenz und Persönlichkeit Ihrer Mitarbeiter entscheiden Sie dann, welche Aufgaben Sie an welchen Mitarbeiter abgeben. Sicherlich wird eine Delegation in der Anfangsphase noch etwas Zeit für Feedback und Einarbeitung erfordern. Langfristig verschafft Ihnen eine Delegation aber deutlich mehr Zeit sich mit den Dingen zu beschäftigen, die Sie nicht delegieren können. Sollten Sie beim Ausfüllen des Arbeitsblattes Schwierigkeiten haben, tauschen Sie sich mit einem Kollegen darüber aus. Manchmal hilft ein anderer Blickwinkel, um eine objektivere Einschätzung zu bekommen was die Notwendigkeit der eigenen Bearbeitung angeht. Selbstverständlich helfen auch wir gerne dabei weiter!

 

Unbewusste Zeitfresser identifizieren und abstellen

 

Auch bei der besten Planung kann es immer wieder zu Verzögerungen kommen. Am Ende des Tages haben wir nicht alle Aufgaben geschafft, die wir uns vorgenommen haben. Das macht unzufrieden. Der Grund dafür kann sein, dass Sie bis zur letzten Minute verplant sind und keine Pufferzeiten für Unvorhergesehenes eingeplant haben. Häufig sind daran aber auch sogenannte Zeitfresser in Ihrem Arbeitsalltag Schuld. Daher haben wir Ihnen hier die häufigsten Zeitfresser aufgeführt und geben Tipps, wie Sie diese in Schach halten können:

 

Keine Ziele, Prioritäten, Tagespläne

Arbeiten Sie mit einem Zeitplanungssystem (Kalender, Outlook…), und bedenken Sie, dass geplante Tätigkeiten eher durchgeführt werden als ungeplante. Blocken Sie sich auch Zeiten für sich selbst, in denen Sie Ihre To-Dos abarbeiten.

 

Verzetteln oder der Versuch alles auf einmal zu erledigen

Formulieren Sie Ihre wesentlichen persönlichen Ziele und setzen Sie Prioritäten. Planen Sie Ihre Zeit mit Puffern und berücksichtigen Sie dabei Dringlichkeit und Wichtigkeit.

 

Unfähigkeit „Nein“ zu sagen

Stets  „Ja“ sagen kann zu Überlastung führen. Versuchen Sie es einmal mit einem konsequenten NEIN. Erklären Sie, warum Sie etwas nicht tun. Hier ein paar Tipps, wie Sie „Nein“ sagen können, ohne das Wort „Nein“ aktiv zu benutzen:

Bittsteller und Anliegen

 

Abwehr-Strategie

 

Konkrete Reaktion

Kunden oder Kollegen bitten um eine Gefälligkeit

 

Information erbitten

 

„Ja, das erledige ich gern für Sie. Ich brauche allerdings zuvor noch einige Informationen. Bitte schreiben Sie mir doch die wichtigsten Eckdaten zusammen und schicken Sie mir diese.“ Folge: Der Bittsteller lässt oft nichts mehr von sich hören.

Vorgesetzte, Kunden oder Kollegen tragen eine komplexe Aufgabe an Sie heran

 

Bedingungen stellen: „Ja, wenn …“

 

„Ich möchte, dass Sie sich hundertprozentig auf mich verlassen können. Um den Job zu Ihrer Zufriedenheit zu machen, benötige ich daher noch diese Geldmittel, jene personelle Unterstützung oder soundso viel Zeit …“ Folge: Das Anliegen wird zurückgezogen – oder Sie bekommen Unterstützung

Kollegen kommen mit einer großen oder kleinen Bitte

 

Kuh-Handel (Prinzip) – Leistung gegen Leistung

 

Ja, das erledige ich gern für Sie. Übrigens können Sie mir auch in einer Angelegenheit helfen, und zwar …“ So sagen Sie zwar nicht „Nein“, holen aber das, was Sie gegeben haben, wieder zurück.

Kollegen, die bei einer Problemstellung auf Hilfe angewiesen sind

 

Hilfe zur Selbsthilfe

 

„Ich helfe Ihnen, aber die Sache bleibt Ihr Job. Ich gebe Ihnen gerne Tipps, aber das Problem lösen müssen Sie.“ Gehen Sie das Problem mit dem Kollegen durch, stellen Sie viele Fragen und lassen Sie sich vom Kollegen Vorschläge machen. Das fördert seine Selbstständigkeit.

Dauerbittsteller und Kollegen, die sich bei einer Aufgabe helfen lassen, obwohl sie diese selbst erledigen könnten

 

Delegation

 

„Rufen Sie doch einmal bei xy an und erkundigen sich nach dieser und jener Auskunft. Und schauen Sie im Internet unter www.xyz.com – dort finden Sie Infos zu Ihrer Aufgabenstellung.“  So ermöglichen Sie eine Lösung, ohne selbst Teil der Lösung zu werden

Kollegen, die alles Mögliche an Sie herantragen

 

Begründetes „Nein“

 

„Sie wissen: Normalerweise helfe ich Ihnen gern. Ich habe nur leider im Augenblick überhaupt keine Zeit.“ Wenn diese Absage begründet ist, wertet der Gesprächspartner sie nicht als Desinteresse an seiner Person und seiner Situation. Ein nacktes „Nein“ belastet dagegen die Beziehungsebene

 

Aufgaben nicht zu Ende führen

Legen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit fest. Es macht Sinn dies zu Beginn jeder Woche und kurz auch zu Beginn des Arbeitstages zu tun. Setzen Sie sich verbindliche Termine. Beginnen Sie mit dem Wichtigsten und arbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen bis zum Ende ab. Denn es kostet Sie Zeit und Energie sich in den Vorgang jeweils neu hineinzudenken und alles Nötige für die Bearbeitung zu suchen.

 

Durcheinander / ein voller Schreibtisch

„Ordnung auf dem Tisch = Ordnung im Kopf“ – Legen Sie nur die Unterlagen auf Ihren Schreibtisch, die Sie für die aktuelle Aufgabe benötigen. Alles andere notieren Sie und legen es dementsprechend auf Wiedervorlage ab, delegieren oder entsorgen es. Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe und überlegen sich, bis wann Sie diese bearbeitet haben möchten.

 

Unschlüssigkeit

Manchmal müssen Entscheidungen einfach getroffen werden. Und sollte sich einmal ein Entschluss als mittelmäßig oder Fehler herausstellen, so kann man aus ihm auch lernen. Dies ist allemal besser, als unentschlossen die Entscheidungen ewig zu verschieben und immer wieder Zeit hinein zu investieren. Akzeptieren Sie Risiken als unvermeidbar.

 

Selbst- und Zeitmanagement: Der erste Schritt zu effizienter Zusammenarbeit

Durch Umsetzung der oben genannten Tipps werden Sie merken, dass Sie deutlich konzentrierter an Ihren Aufgaben arbeiten. So wird sich am Ende des Tages das Gefühl einstellen, dass Sie mehr geschafft haben. Aufgrund der stetigen Zusammenarbeit mit anderen, ist aber auch die Kommunikation und Abstimmung im Team von bedeutender Rolle, um Aufgaben effizient und effektiv abzuschließen. Wir helfen auch in diesem Punkt gerne weiter, um Ihre Kommunikation mit anderen und die Kommunikation innerhalb von Teams zu verbessern – frei nach unserem Motto: ENTWICKLUNG EINFACH MACHEN!

 

Arbeitsblatt_Aktivitätenliste-1.pdf (12 Downloads)

 

Arbeitsblatt_AufgabenDelegieren.pdf (9 Downloads)

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