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How to Homeoffice: Webmeetings effizient gestalten

03.06.2020

Homeoffice, Webmeetings, Telefonkonferenz, Videokonferenz, Remote Working

Durch Homeoffice und zunehmende internationale Zusammenarbeit werden Webmeetings immer alltäglicher. Auch die Kommunikation mit Kunden findet aus Zeit- oder Kostengründen dadurch häufiger per Telefon- oder Videokonferenz statt. Denn der Abstimmungsbedarf hat sich durch das globale oder remote Arbeiten nicht geändert. Im Gegenteil er ist größer geworden und nicht alles kann per Mail oder über Kollaborationstools wie Microsoft Teams o.Ä. abgestimmt werden. Doch leider laufen häufig genug Webmeetings weder effizient noch effektiv ab. Woran liegt das und wie können wir das verändern? Wir geben ein paar schnelle Tipps & Tricks, die Sie direkt umsetzen können!

 

Besonderheiten von Webmeetings

Vergleicht man Face-to-Face Meetings mit Webmeetings so gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten. Webmeetings bieten einige Vorteile, aber auch einige Nachteile für das produktive Arbeiten:

 

Vorteile virtueller Meetings Nachteile virtueller Meetings
  • ermöglichen ortsungebundene Zusammenarbeit
  • störungsanfälliger wegen der Technik- bzw. Internetnutzung
  • flexiblere Teilnahme der Mitarbeiter an Meetings
  • Zuhörerfeedback in Form von Mimik und Gestik fehlt
  • helfen Reisekosten und -zeiten zu senken
  • Wortmeldungen überschneiden sich häufiger
  • Entscheidungen und Abstimmungsprozesse sind ggf. schneller möglich
  • erfordern eine höhere Konzentration als Live-Besprechungen
 
  • Teilnehmer lassen sich leichter ablenken

 

Mit einigen Tipps und Tricks lassen sich aber auch die Nachteile von Webmeetings eleganter meistern.

 

Die Vorbereitung ist das A und O – auch bei Webmeetings

 

1. Planen Sie Ziel und Ablauf des Webmeetings.

Die Ziele und der Ablauf des Webmeetings sollten bereits mit der Einladung verschickt werden. Wenn es sich um einen wiederkehrenden Termin handelt, aktualisieren Sie den Termin frühzeitig mit den Agendapunkten, die Sie besprechen wollen. Handelt es sich um einen täglichen Termin legen Sie grundsätzliche Agendapunkte fest, auf die sich jeder vorbereiten kann, die aber nicht mehr einzeln vor jedem Termin kommuniziert werden müssen.

2. Wählen Sie Ihren Teilnehmerkreis mit Bedacht aus.

Weniger ist mehr, ist die Devise an dieser Stelle. Deshalb überlegen Sie vor Versenden der Einladung, wer wirklich dabei sein sollte. Ein kleiner, relevanter Teilnehmerkreis führt zu mehr Übersichtlichkeit und zielgerichteteren Entscheidungen.

3. Führen Sie einen Technikcheck durch.

Nehmen Sie sich vor dem Meeting Zeit um anzukommen, die Internetverbindung und Ihr Equipment zu checken. Als Teilnehmer 5-10 Minuten. Als Moderator ggf. länger. Technische Details, wie URL zum virtuellen Meetingraum, Einwahlcode etc. sollten Sie bereits mit der Einladung verschicken.

4. Zu zweit moderieren bei längeren Meetings oder großer Teilnehmerzahl.

Der Moderator wird dann durch eine Technikassistenz unterstützt. So kann sich der Moderator ganz auf den Ablauf und die Inhalte des Meetings konzentrieren. Währenddessen leistet die Technikassistenz im Hintergrund Unterstützung bei Fragen oder technischen Problemen.

5. Vermeiden Sie Störungen von außen.

Hängen Sie ein Schild draußen an Ihre Tür oder suchen Sie sich für ein Webmeeting einen speziell dafür vorgesehen Raum in Ihrem Unternehmen. Schalten Sie Ihr Handy aus oder auf lautlos – auch die Vibration! Wenn Sie im Homeoffice sind tun Sie das gleiche für Ihre Haustür (Klingel) und das Festnetztelefon.

 

Mit diesen Tipps und Tricks gehen Sie gut vorbereitet in jedes Webmeeting. Damit schaffen Sie schon mal gute Voraussetzungen. Doch leider gibt es während Webmeetings noch eine Reihe weiterer Strickfallen, die diese oftmals ineffizient werden lassen. Acht von zehn Befragten (82%) geben an, während Webmeetings an anderen Sachen zu arbeiten. So groß die Zeit- und Kostenersparnis durch Webmeetings auch sein mögen – wenn Ihre Mitarbeiter nicht bei der Sache sind, bringen Sie Ihnen gar nichts! Die Auswahl des relevanten Teilnehmerkreises kann schon mal ein guter Start sein, um Webmeetings effektiver zu gestalten. Darüber hinaus stellen wir im Folgenden ein paar weitere Regeln zur Orientierung auf.

 

Tipps & Tricks für die effiziente Zusammenarbeit über geographische Grenzen hinweg

 

1. Schalten Sie das Mikrofon nur an, wenn Sie etwas beitragen wollen.

Anderenfalls stören Sie den Ablauf ggf. durch ungewollte Hintergrundgeräusche.

2. Nutzen Sie die Chat-Funktion, falls technische Probleme auftauchen.

Auch dann, wenn Sie durch eine Verbindungsunterbrechung rausfliegen und sich neu einwählen müssen. Eine kurze schriftliche Rückmeldung über die Chat-Funktion bringt deutlich weniger Unruhe in die Konversation als eine mündliche.

3. Vermeiden Sie Multitasking.

Entweder Sie haben etwas zu dem Meeting beizutragen, ein Interesse an den Inhalten oder eben nicht. Falls nicht, besprechen Sie mit dem Moderator, warum Sie überhaupt dabei sein sollen. Falls Sie gemeinsam keinen Mehrwert durch Ihre Anwesenheit erkennen können, besprechen Sie mit dem Moderator, ob es nicht ausreichend ist, wenn Sie das Protokoll im Nachgang erhalten.

 

 

Aller Anfang ist schwer – aber Grundvoraussetzung für die Zielerreichung

Mit diesen Hinweisen schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Webmeetings. Sie reduzieren so das Risiko, dass Mitarbeiter nebenbei andere Dinge machen, gar einschlafen oder sich einfach verabschieden ohne, dass Sie etwas davon mitbekommen. Das sorgt für eine effektivere Gestaltung der Arbeitszeit, produktivere Mitarbeiter und letztendlich für eine bessere Arbeitsatmosphäre. Denn seien wir mal ehrlich – nichts ist nervtötender als sinnlose Telefonkonferenzen, die keinen Mehrwert bieten und so für Frust bei den Teilnehmern und Moderatoren sorgen.

Nachdem Sie die notwendigen Rahmenbedingungen für Webmeetings geschaffen haben und die grundlegenden Verhaltensregeln nun klar sind, hängt die Vermittlung der Inhalte offline wie online „nur noch“ von einer angemessenen Kommunikation ab. Wir coachen und beraten Sie gerne zur Durchführung Ihrer Webmeetings. Darüber hinaus geben wir bei namhaften Kunden, darunter auch Unternehmensberatungen, Trainings zu Kommunikation. Gerne erarbeiten wir zu diesem Thema auch für Sie ein Konzept. Sprechen Sie uns einfach an!

 

 

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