Personalentwicklung

Unternehmen

Digital und doch persönlich: Online-Onboarding

09.04.2020

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In diesen Tagen heißt die Kunst: Nähe trotz Distanz. Zusammenhalt und Integration trotz Remote Working. Die Corona-Krise zwingt Mitarbeiter verschiedenster Firmen und Branchen, auch solche, die es bisher nicht gewöhnt waren, im Homeoffice zu arbeiten. Und auch neue Mitarbeiter, die gerade starten, wollen ihr Onboarding über die Distanz hinweg erhalten. Trotz allem vernünftig in die Teams und Abläufe eingearbeitet werden. Die Besonderheit dabei: gerade diesen Mitarbeitern fehlt noch der persönliche Bezug zum Unternehmen.

Gerade die ersten Tage im Unternehmen sind sehr prägend für Mitarbeiter. Es wäre daher grob fahrlässig, die neuen Organisationsmitglieder jetzt zu vernachlässigen. Onboardingtage und -veranstaltung müssen jedoch entfallen. Eine intensive Face-to-Face-Einarbeitung ist aufgrund der Kontaktrichtlinien nicht möglich. Was also tun mit den neuen Mitarbeitern? Sie wollen diese schließlich trotz oder gerade wegen der Krise angemessen willkommen heißen.

 

Die digitale Zukunft kam schneller als gedacht

Es gibt nur eine Lösung – eine ohnehin sehr zukunftsorientierte noch dazu: neue Mitarbeiter auf virtueller Ebene möglichst adäquat in bestehende Teamstrukturen und Prozesse eingliedern.

 

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©everythingpossible / 123rf

 

Aufgrund der aktuellen Lage stellen sich jedoch auf dem Weg dorthin eine Menge Fragen: wer und wie sollen die Mitarbeiter in „Empfang genommen“ werden? Auf welche Weise kann man sie gründlich und nachhaltig in Projekte und Aufgaben einweisen? Wie bekommen die Leute ihr Equipment, die nötigen Zugänge und Einführungen in Systeme? Und nicht zuletzt: wie werden die neuen Mitarbeiter effektiv in die Teams integriert, so ganz virtuell?

Stellen wir uns einfach vor, wir seien per Zeitreise ein Stück in der Zukunft gelandet. Ärmel hochkrempeln und handeln, ist die ideale Reaktion. Wir zeigen Ihnen wie.

 

Das Beste aus virtuellem Onboarding machen

Live ist ein Onboarding natürlich netter, direkter. In der Krise haben Sie aber den großen Vorteil, dass Sie sofort auf Verständnis stoßen, weshalb die Einarbeitung virtuell geschehen muss. Plus: wenn Sie es jetzt richtig machen, dann können Sie später darauf zurückgreifen. Ein Tool mehr in Ihrem HR-Köcher der Zukunft.

Denn wann auch immer Sie künftig entweder ein großes Volumen an Einstellungen zu bewältigen haben werden oder aber aus anderen Gründen Onboarding nicht als Präsenzveranstaltung durchführen können, werden Sie die gute Alternative nutzen, die Sie jetzt entwickeln. Mitunter spricht zudem schlicht der finanzielle Aspekt für ein Online-Onboarding. Per Videocall können beispielsweise Kollegen eingebunden werden, die anderenfalls aufgrund hohen Reiseaufwands nicht zur Verfügung stehen würden.

 

Gewusst warum – gewusst wie

Es lohnt, sich nochmals den doppelten Sinn des Onboardings vor Augen zu rufen: im Vordergrund steht auf der einen Seite, dass der neue Mitarbeiter sich ein Netzwerk im Unternehmen aufbaut. Auf der anderen Seite soll er das Unternehmen und die Prozesse kennenlernen und in diese eingebunden werden. Ersteres ist wichtig, das persönliche Kennenlernen kann aber notfalls (wie jetzt auch) nachgeholt werden. Wichtig ist zunächst einmal, dass sich die neuen Mitarbeiter im Unternehmen willkommen fühlen und integriert werden. Diese Seite des Onboarding kann virtuell durchaus bestens funktionieren. Dafür empfehlen wir Ihnen, einen Standardprozess aufzusetzen.

Versenden Sie das Equipment für den Mitarbeiter frühzeitig vor dem geplanten Startdatum. Legen Sie eine möglichst detaillierte Beschreibung für das Set-up und die ersten Schritte bei. Geben Sie vor allem Kontaktmöglichkeiten an, sollte es Probleme mit der Technik geben. Diese Kontaktpunkte sollten natürlich von unternehmensexternen Netzwerken erreichbar sein. Und spiegeln Sie Ihre Willkommenshaltung kommunikativ wider.

 

Der erste Eindruck zählt – nutzen Sie Ihr Onboarding richtig!

Mindestens die ersten 2-3 Tag Ihres neuen Mitarbeiters sollten gut strukturiert sein, damit keine Langeweile aufkommt, sich der neue Mitarbeiter von Anfang an eingegliedert und im besten Fall schon „nützlich“ fühlt.

 

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©Amikishiyev /123rf

 

Wir schauen uns gerne gemeinsam an, welches Prozedere und welche Inhalte bei Ihnen individuell sinnvoll sind. Auf Grundlage einiger Unternehmensparameter wie Größe, Branche, Prozesse etc. Unerlässlich sind aus unserer Sicht zumindest die nachfolgenden Termine:

 

1.) Setzen Sie einen zentralen Call mit allen neuen Mitarbeitern auf.

Stellen Sie das Unternehmen vor. Erklären Sie kurz die wichtigsten Systeme und Programme. Und vor allem: erklären Sie die Kommunikationswege und/oder Austauschplattformen innerhalb des Unternehmens. Geben Sie abschließend den neuen Mitarbeitern einen Ausblick auf den Verlauf des restlichen Tages sowie der kommenden Tage.

Überfrachten Sie den Termin nicht. Aber planen Sie genügend Zeit für eine Frage-Antwort-Runde ein, speziell was die technischen Dinge angeht. Systeme können im Detail ggf. besser durch ein Videotutorial erklärt werden, zu dem der neue Mitarbeiter auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückkehren kann. Es macht Sinn, am Ende der ersten Woche und ggf. nach Ablauf des ersten Monats erneut in dieser Konstellation zusammenzukommen und weitere Fragen zu klären.

2.) Planen Sie ein Willkommensgespräch mit dem Vorgesetzten.

Dieser sollte die Teammitglieder kurz mit Namen und Position benennen. Das muss nicht allzu förmlich sein, sollte dem neuen Mitarbeiter aber einen guten Überblick verschaffen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, dass der Vorgesetzte bereits einen Einarbeitungsplan vorstellt. Entsprechende Termineinladungen sollten dazu bereits im Kalender des neuen Mitarbeiters stehen.

3.) Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen „Buddy“ oder „Tutor“ an die Seite.

Der Buddy fungiert als Vertrauensperson, bei dem sich der neue Mitarbeiter jederzeit melden kann, wenn Probleme auftauchen. Sowohl fachlicher als auch sozialer Natur. Daher sollte dies nicht der Vorgesetzte sein, sondern jemand auf ähnlichem Level, mit ausreichend langer Unternehmenszugehörigkeit und einer guten Portion sozialer Kompetenz.

4.) Setzen Sie Teamcalls auf.

Sorgen Sie dafür, dass die Vorgesetzten Teamgespräche mit den neuen Mitarbeitern ansetzen – und diese dann auch wirklich durchführen.

 

Weitere Möglichkeiten sind:

5.) Telefonate oder Videokonferenzen mit den einzelnen Teammitgliedern, um diese auf 1-zu-1 Basis besser kennenzulernen

6.) Abhängig von der Unternehmensgröße ein virtuelles Hospitationsprogramm, bei dem die neuen Mitarbeiter alle kaufmännischen Abteilungen durchlaufen, um sie „von innen“ zu erleben und direkt die richtigen Ansprechpartner kennenzulernen.

 

Worst case statt best practice?

Leider zeigt unsere Erfahrung, dass in der Praxis oftmals manches schiefläuft. In der Theorie anerkennt man die Wichtigkeit des Onboarding, im „real life“ fallen die Einzelmaßnahmen dann oft anderen wichtigen Dingen zum Opfer. Dieses Versäumnis ist in einem komplett virtuellen Arbeitsgefüge umso kritischer. Denn in diesem Szenario gibt es nicht einmal die kleinen Kaffeepausen in der Küche, bei denen man auf informelle Weise so manches wettmachen kann. 

Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter also richtig verärgern wollen, dann erscheinen Sie zu vereinbarten Terminen nicht oder lassen diese ohne weitere Erklärung entfallen. So stellen Sie sicher, dass Sie ihnen möglichst wenig Wertschätzung entgegenbringen. Wenn Sie Glück haben, sind Ihre neuen Mitarbeiter schneller wieder weg, als Sie Onboarding buchstabieren können.

Diese ironische Aufforderung soll Sie anhalten zu bedenken, dass neue Mitarbeiter Ihr Unternehmen und die Menschen darin noch nicht kennen. Wertschätzung und Einbindung sind daher das A und O in den ersten Tagen. Anderenfalls werden Sie Mitarbeiter schnell vergraulen. Auch für Sie als Unternehmen gilt die Probezeit. Halten Sie vereinbarte Termine daher unbedingt ein oder kommunizieren Sie eine Verschiebung proaktiv.

 

Technik ist nicht die dunkle Seite der Macht

Technik geht auch spielerisch. Besonders für Qualifizierungsthemen. Wissen kann heutzutage gut über eLearning und Gamification vermittelt werden, wie Quiz-Formate oder interaktive Tools. Compliance-Themen sind dafür prädestiniert. Die Mitarbeiter von Ford beispielsweise werden ausgebildet, an jeder Station des Produktionsbandes zu arbeiten. Geübt werden diese Fähigkeiten nicht in der Halle selbst, sondern zunächst online. Erst wenn die Mitarbeiter online fit sind, wenden sie ihr Wissen in der Realität an. So muss die Linie nicht ständig gestoppt werden – letztlich ein enormer Kostenfaktor.

Wo können auch Sie solche virtuellen Lernplätze für einige ihrer Prozesse schaffen? Wir unterstützen Sie gerne dabei herauszuarbeiten, an welchen Stellen dies clever und effektiv sein kann.

 

Stellen Sie sich vor, was alles passieren kann …

Mit einem durchdachten virtuellen Onboardingkonzept haben Sie im besten Fall Ihre neuen Mitarbeiter online genauso gut abgeholt wie offline. Neue Mitarbeiter fühlen sich willkommen im Unternehmen und angekommen im neuen Job.

Wenn hingegen die Zahnräder gerade in dieser essenziellen Startphase nicht gut ineinandergreifen, verlieren Sie womöglich potenzielle neue Leistungsträger dauerhaft für das Unternehmen. Schlimmer noch, die Reputation Ihres Unternehmens leidet.

Ihr Extra-Benefit: sobald der neu geschaffene virtuelle Onboardingprozess wie gewünscht funktioniert, haben Sie zugleich eine dauerhafte Zukunftslösung für diese zentrale HR-Aufgabe geschaffen. Wir helfen, den individuellen Stein ins Rollen zu bringen, befähigen jedoch gleichzeitig die Verantwortlichen, das Prozedere künftig eigenständig und erfolgreich durchzuführen. Natürlich immer mit dem Blick auf die Zukunft. Wir bringen sowohl Expertise in zentralorganisierten, großen Onboardingprozessen als auch in der Personalentwicklung mit. Und gleichzeitig sind wir selbst ein vorrangig virtuell vernetztes Unternehmen. Das war schon immer so und funktioniert für uns ganz prima! Profitieren Sie von dieser Erfahrungsbandbreite! ENTWICKLUNG EINFACH MACHEN!

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