Führung

Personalentwicklung

Delegieren aus dem Homeoffice

28.04.2020

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Die Corona-Krise hat die Zusammenarbeit auf den Kopf gestellt. Was sonst in persönlichen Gesprächen und Meetings besprochen wird, muss nun aus dem Homeoffice geregelt werden. Auch Führungskräfte müssen ihren Verpflichtungen aus dem Homeoffice nachkommen. Statt persönliche Gespräche zu führen delegieren und entwickeln Sie Mitarbeiter nun auf Distanz. Für viele ist das ungewohnt. Bei vielen Führungskräften erzeugt das ein Gefühl des nicht nah genug dran seins.

Hinzukommt, dass die ohnehin schon anderen Umstände durch die aktuelle Situation noch erschwert werden. Einige Mitarbeiter haben zu Hause keinen optimalen Homeoffice-Arbeitsplatz. Viele können sich diesen auch nicht einrichten, weil Platz oder Ausstattung fehlt. Zudem müssen die meisten Eltern zeitgleich auch noch ihre Kinder betreuen.

Remote Working stellt sich daher für einige als große Herausforderung dar. Aber: muss das so sein? Oder kann delegieren aus dem Homeoffice auch gut funktionieren? Worauf es ankommt und wie sie die häufigsten Hindernisse erfolgreich umschiffen erklären wir Ihnen in diesem Artikel!

 

Struktur: eine Tugend in der Not

Eine gängige Vorstellung von Homeoffice ist geprägt durch Mitarbeiter, die in Jogginghose vor dem Rechner sitzen und halbherzig ihren Aufgaben nachgehen. Eine Kaffeepause hier, ein bisschen Staubsaugen da. Zwischendurch noch schnell zum Einkaufen. Doch entspricht dieses Bild wirklich der Realität? Viele Studien belegen mittlerweile, dass Mitarbeiter im Homeoffice sogar produktiver sind, als an ihrem Schreibtisch im Unternehmen. Die Ruhe der Heimarbeit erlaubt es ihnen sich besser auf ihre Tasks konzentrieren zu können. Der Klatsch am Kaffeeautomaten entfällt.

Allerdings ist eine gute Homeoffice-Struktur nötig, um die Produktivität der Mitarbeiter zu unterstützen. Neben den technischen Voraussetzungen gehören dazu auch ein gutes Selbst- und Zeitmanagement und eine virtuelle Führungskraft, die ihr Führungsverhalten an die digitalen Bedingungen anpasst.

 

Arbeitsmoral hängt nicht von den Kernarbeitszeiten ab

Vor allem beim Remote Working brauchen Führungskräfte das Grundvertrauen in Ihre Mitarbeiter, dass diese intrinsisch motiviert sind. Die Flexibilität, die sich durch das Homeoffice ergibt, kann diese intrinsische Motivation sogar befeuern. So kann ein Mitarbeiter sich im Homeoffice in der Regel seine Arbeitszeiten freier einteilen. Ein Langschläfer, der sich sonst immer früh aus dem Bett quält, wird es wertschätzen, wenn er jetzt eher in seinem Rhythmus arbeiten kann. Auch wenn das bedeutet, dass er dann abends länger macht. Wichtig ist also als Führungskraft mit den einzelnen Mitarbeitern abzuklären, zu welchen Zeiten sie verfügbar sein müssen und zu welchen Zeiten sie ggf. auch nicht verfügbar sein können.

 

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©Vadim Guzhva/123rf

 

Dies ist insbesondere in der momentanen Situation besonders wichtig, da viele Eltern gleichzeitig ihre Kinder zu Hause betreuen. Vielleicht kann eine arbeitende Mutter nicht gut zwischen 8-12 Uhr, dafür aber während des Mittagsschlafes oder ab 16 Uhr, wenn jemand anderes die Kinderbetreuung übernehmen kann. Gehen Sie daher mit Ihren Mitarbeitern in den Dialog. Zum einen schafft das Klarheit über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Zum anderen entlastet es Ihre Mitarbeiter emotional, da sie die Dinge geklärt wissen. Womöglich ist das der Extraschub Motivation das Beste aus der Arbeitszeit vor dem Computer zu machen, da sich Ihre Mitarbeiter verstanden und unterstützt fühlen!

 

Veränderte Kommunikationswege: bewusst damit umgehen

Eine gute Beziehungsebene zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches delegieren aus dem Homeoffice. Weitere wichtige Faktoren sind jedoch:  

1.) Schriftliche Kommunikation durch persönlichen Kontakt ergänzen.

Im virtuellen Arbeiten wird zumeist schriftlich kommuniziert. Medien stehen dabei viele zur Verfügung. E-Mail und Chat Funktion. Selbst What’s App und andere Messenger-Dienste werden vermehrt in den Arbeitsalltag eingebunden. Dabei haben alle schriftlichen Medien einen Nachteil gemeinsam: Teile der Kommunikation, wie etwa Mimik und Körpersprache, fallen als Interpretationshilfen weg. Das geschriebene Wort wird daher vom Empfänger anders interpretiert. Das führt oft zu Missverständnissen.

 

Missverständnisse schriftliche Kommunikation; Ärger; E-Mail; Führungskommunikation; Kommunikation
©Ion Chiosea/123rf

 

 

Wichtig ist daher, die schriftliche Kommunikation auch durch persönliche Kommunikation zu ergänzen. Insbesondere wenn die Heimarbeit über einen so langen Zeitraum erfolgt, wie in der aktuellen Situation. Daher sollten Sie mindestens einmal die Woche auch mit Ihren Mitarbeitern telefonieren. Besser noch, wenn Sie dabei auch das Video anschalten.

Erlauben Sie dabei auch ein paar Minuten zum Austausch über die persönliche Situation. Abseits des fachlichen Austausches. Das hilft insbesondere auch Mitarbeitern, die keinen großen Gefallen am Homeoffice finden, da ihnen der persönliche Kontakt fehlt. Zudem trägt es zu Ihrer Beziehungsebene bei. Je besser Sie ihre Mitarbeiter kennen und die Mitarbeiter Sie, desto weniger Missverständnisse werden auch in der schriftlichen Kommunikation entstehen. Man weiß den Absender dann schlicht besser einzuschätzen.

2.) Klar und zielgerichtet kommunizieren.

Wenn Sie Aufgaben aus dem Homeoffice delegieren, sollten Sie umso mehr darauf achten diese so konkret wie möglich zu formulieren. Welche Parameter sollen in der Auswertung enthalten sein? Wofür dient das Ganze? Bis wann muss es fertig sein? In welchem Format soll die Auswertung dargestellt werden? All dies sind Informationen, die Ihr Mitarbeiter potenziell braucht, um eine Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit zu erfüllen. Mal eben schnell die E-Mail mit den neuen Aufgaben schreiben ist daher keine gute Idee. Insbesondere dann nicht, wenn die kurzen Rückkopplungsschleifen fehlen wie im Homeoffice. Was für Sie klar scheint, ist ggf. für den Mitarbeiter noch nicht so klar. Sprechen Sie daher mit Ihren Mitarbeitern ab, wie diese Rückfragen stellen können – auch im Notfall. Besprechen Sie Aufgaben also beispielsweise direkt am Telefon oder stellen Sie einen kurzen Call ein, nachdem sich der Mitarbeiter einen Eindruck von der Aufgabe verschaffen konnte.

Kommunizieren Sie auch Ihre Erwartungshaltung und stellen Sie sicher, dass diese richtig angekommen ist. Gesendete Nachricht ist nicht immer gleich empfangene Nachricht. Techniken des aktiven Zuhörens helfen Ihnen dabei sicherzustellen, dass Sie am Ende des Gesprächs mit Ihrem Gegenüber auf einem Nenner sind. Die Techniken sind einfach zu erlernen und nicht nur in der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter sinnvoll, sondern zum Beispiel auch in der Kundenkommunikation. Sprechen Sie uns an! Wir geben bei vielen unserer Kunden, darunter namhafte Unternehmensberatungen, Trainings genau zu diesem Thema.

 

Delegieren aus dem Homeoffice ist kein Hexenwerk, sondern schnell erlernbar!

Wie im direkten Gegenüber spielt auch beim Remote Working die Kommunikation eine wichtige Rolle. Mit ein paar Anpassungen und ein paar einfachen Tricks meistern Sie auch das Delegieren aus dem Homeoffice mit Bravour. Gute, zielgerichtete Kommunikation ist erlernbar. Wir stehen Ihnen gerne mit dem nötigen Handwerkszeug und persönlichem Coaching zur Verfügung! Statt Teams, die über die Distanz auseinanderfallen, kreieren Sie so auch im Homeoffice produktives Arbeiten. Eben echte Teamarbeit!

ENTWICKLUNG EINFACH MACHEN!

 

 

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