Führung

Moderation

Das Gehirn mag es einfach: Komplexe Sachverhalte entscheiden

05.05.2020

Moderation, Workshop, Komplexe Entscheidungen

In Unternehmen müssen sehr viele, sehr komplexe Entscheidungen getroffen werden. Insbesondere in Krisenzeiten, wo es gilt in kurzer Zeit eine Menge Entscheidungen zu fällen, die in der Regel viele Parameter umfassen. Da wird es schnell unübersichtlich. Komplex werden Entscheidungen allein schon durch den meist unabsehbaren Zeithorizont von Krisen. Abzuwarten und zu schauen, wie sich die Dinge entwickeln ist in Krisenzeiten oft keine Option – meist aus finanziellen Gründen. Stattdessen müssen teils unentscheidbare Entscheidungen getroffen werden. Allerdings kann dieser Entscheidungsprozess durch eine gute Moderation unterstützt werden. Hierbei geht es darum, möglichst alle Faktoren zu beachten und zu gewichten. Es geht auch darum, Möglichkeiten, die vorher undenkbar waren in die Überlegungen mit einzubeziehen. Warum auch nicht? Wenn ein Krisenszenario vorher unmöglich schien, warum sollte nicht die Lösung für ebendieses genauso revolutionär sein? Wir erklären warum und vor allem wie komplexe Entscheidungen gelingen können.

 

Wenn uns das Gehirn Streiche spielt

Von komplexen Entscheidungen reden wir, wenn eine Abhängigkeit zwischen mindestens zwei Parametern besteht. Beispielsweise eine Abwägung zwischen Zeit und Qualität, Aufwand und Nutzen usw. Dabei werden komplexe Entscheidungen durch verschiedene Faktoren erschwert:

 

  • In komplexen Systemen gibt es eine Tendenz zur Über- oder Untersteuerung. Das lässt sich gut an dem Atomunfall von Tschernobyl erklären. Hier wurde die Kernschmelze nicht durch einen Systemfehler, sondern durch die leitenden, sehr erfahrenen Ingenieure verursacht. Diese hatten das System während verschiedener, geplanter Testläufe mehrfach über- und untersteuert und brachten damit den Reaktor aus dem Gleichgewicht. Folglich geraten komplexe Systeme schnell außer Kontrolle. Daher sind differenzierte Abwägungen und Entscheidungen sehr wichtig, um eine Über- oder Untersteuerung zu verhindern.

 

  • Es werden oft lineare Ursache-Wirkungszusammenhänge hergestellt, wo diese jedoch nicht angebracht sind.

 

  • Zur Bewertung werden unangemessene Heuristiken herangezogen, wie z.B. die Annahme das teuer auch gleich gut bedeutet.

 

  • Exponentielles Wachstum wird oftmals nicht richtig eingeschätzt. Kleines Gedankenspiel: Wenn eine Seerose sich jeden Tag verdoppelt und nach 30 Tagen einen Teich vollständig bedeckt, wie lange braucht sie dann um den Teich zu 25% zu bedecken? (Die Antwort finden Sie am Ende des Artikels.)

 

Die 8 Phasen des komplexen Entscheidungsprozesses – Sachverhalte für das Gehirn vereinfachen

Menschen haben grundsätzlich große Schwierigkeiten Komplexität rational zu verstehen. Das fällt uns einfach schwer. Ein erster Schritt ist daher die oben genannten Störfaktoren und deren Auswirkungen auf komplexe Entscheidungsprozesse zu kennen. Es gibt aber noch weitere Unterstützung, um Komplexität zu händeln. Beispielsweise lässt sich der Entscheidungsprozess für komplexe Sachverhalte in 8 Phasen unterleiten:

1.) Problem definieren / klären

Dazu zählt auch die Entscheidung noch einmal grundsätzlich zu hinterfragen. Dabei können Sie beispielsweise das MINTO-Schema „Situation, Complication, Question“ oder eine Problemanalyse nach Ishikawa nutzen, um sich die Ausgangsproblematik noch mal vor Augen zu führen. Ziel ist es in diesem Schritt eine Multiperspektive einzunehmen, die möglichst viele valide Informationen rund um das Problem sammelt und einschließt.

2.) Ziel definieren

Basierend auf den Ergebnissen aus Phase 1 ergibt sich die Zieldefinition in Phase 2. Hier geht es darum, festzulegen, was das konkrete Ziel des heutigen Workshops ist. Anschließend werden die SMART-Kriterien genutzt um zu beurteilen, ob es ein sinnhaftes Ziel ist. Ist es spezifisch genug? Messbar? Aktiv beeinflussbar? Realistisch? Terminiert mit einem Stichtag?

3.) Entscheidungskriterien festlegen

In Phase 3 werden wichtige Entscheidungskriterien hinsichtlich des Ziels formuliert. Was ist uns wichtig, wenn wir über das Ziel sprechen? Was sind wichtige Entscheidungskriterien? An dieser Stelle macht es Sinn mit Brainstorming-Techniken zu arbeiten.

4.) Impact & Priorität bestimmen

In der Regel ergeben sich aus dem Brainstorming Entscheidungskriterien für unterschiedliche Handlungsrichtungen. Deshalb gilt es die festgelegten Entscheidungskriterien in dieser Phase zu priorisieren. D.h. den einzelnen Kriterien wird eine Gewichtung zugeschrieben, bspw. auf Grundlage des Impacts, den Sie hätten.

5.) Alternativen bilden

Basierend auf den unterschiedlichen Entscheidungskriterien werden nun in Phase 5 unterschiedliche Handlungsalternativen gebildet und diskutiert. Dies geschieht zunächst unabhängig von der Gewichtung der Entscheidungskriterien.

6.) Entscheidung treffen

Die in Phase 4 erarbeitete Gewichtung der Entscheidungskriterien kommt erst in dieser Phase wieder zum Tragen. Hier werden die in 5 erarbeiteten Alternativen im Detail durchgegangen und es wird geschaut, welche Entscheidungskriterien die einzelnen Alternativen erfüllen. Anschließend wird unten die Summe gebildet. In der Regel ergeben sich so 1-2 Handlungsalternativen die relativ viele Entscheidungskriterien erfüllen und daher ein hohes Ranking haben. Manchmal ergibt sich dabei eine sehr überraschende Lösung. Insbesondere dann gilt es diese „sacken zu lassen“ und eine längere Pause zu machen. Drüber zu schlafen oder aber etwas völlig anderes zu tun hilft dem Gehirn sich unterbewusst damit zu beschäftigen. Nur so kann ein Gefühl für die Entscheidung entstehen. Was für uns ein „Gefühl“ wird, ist für das Gehirn eine Verknüpfung aus allen möglichen Erfahrungswerten, zu denen wir bewusst gar nicht unbedingt einen Zugang haben.

Nach dieser Pause treffen Sie gemeinsam eine Entscheidung für die eine oder andere Handlungsalternative. Damit ist der Entscheidungsprozess an sich abgeschlossen. HIER stellen wir diesen noch mal anhand eines konkreten Beispiels dar.

Was jetzt noch folgt sind klassische Vorbereitungsschritte des Projektmanagements:

7.) Risikobewertung vornehmen & Notfallmanagement entwickeln

8.) Umsetzung kontrollieren & Nachsteuern wo nötig

 

Lassen Sie sich nicht (nur) von Ihrem Bauchgefühl leiten

In der Regel haben wir in Entscheidungsprozessen ein Bauchgefühl, dass uns in die ein oder andere Richtung dirigiert. Dieses Bauchgefühl ist beeinflusst von unseren bisherigen Lebenserfahrungen. Sie beeinflussen uns immer unbewusst. Vielleicht ist es aber auch ein Wertegefüge, was uns Bauchschmerzen mit der ein oder anderen Entscheidung bereitet. Dadurch sind wir in organisationsinternen Entscheidungen oft emotional involviert, vielleicht sogar befangen ist. Daher macht es gerade bei komplexen Entscheidungen Sinn den Prozess von einem Externen, jemand Unabhängigen durchführen zu lassen. Nur so lässt sich gewährleisten, dass alle relevanten Kriterien auch zur Sprache kommen und sachlich gegeneinander abgewogen werden. Wir bringen 20 Jahre Erfahrung in der Moderation von komplexen Entscheidungen mit. Das gehört zu unseren Kernkompetenzen. Wir helfen also gerne weiter, damit auch Sie zu einer möglichst sachlichen und gut abgewägten Entscheidung kommen. Sprechen Sie uns einfach an!

 

 

(Die Antwort auf unser Gedankenspiel vom Beginn unseres Artikels lautet: 28 Tage)

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