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Komplexe Entscheidungen treffen – Hands on Beispiel

05.05.2020

Komplexe Entscheidungen, Beispiel

Warum das professionelle Moderieren von komplexen Entscheidungen so wichtig ist, haben wir HIER bereits detailliert erklärt. Doch wie könnte ein solcher Entscheidungsprozess konkret aussehen? In diesem Artikel spielen wir die 8 Phasen des komplexen Entscheidungsprozesses anhand des aktuellen Beispiels Entlassungen einmal durch:

 

Phase 1: Problem definieren / klären

Um die Entscheidung noch einmal grundsätzlich zu hinterfragen beginnen wir noch mal ganz am Anfang. Als eine Möglichkeit nutzen wir hier das MINTO-Schema „Situation, Complication, Question“.

Die Situation ist, dass wir einen Auftragsrückgang von X% haben. Das heißt, wir bekommen in absehbarer Zeit finanzielle Schwierigkeiten. Beispielsweise könnte es in vier bis acht Wochen zu finanziellen Engpässen kommen.

Die Komplikation (engl. Complication) dabei ist, dass Mitarbeiter nicht wie üblicherweise ausgelastet sind, da es im operativen Tagesgeschäft schlicht und ergreifend weniger zu tun gibt. Daher kostet es Geld die Mitarbeiter weiter zu beschäftigen. In der nächsten Zeit scheint sich das nicht zu ändern. Daher ist ein „Return of Invest“ nicht absehbar.

Die Frage lautet also: Was tun, um die finanziellen Engpässe so gering wie möglich zu halten? Entlassen? Weiter beschäftigen? Zwischenlösung finden oder mit der Entscheidung noch ein paar Wochen warten?

 

Phase 2: Ziel definieren

Das Workshop-Ziel sollte SMART formuliert sein. SMART bedeutet, dass Ziel ist

Spezifisch genug. Es definiert möglichst genau, was erreicht werden soll und welche Erfolgsparameter dafür relevant sind.

Messbar. Mit messbaren Parametern, die Sie in Ihre Ziele einbauen, gleichen Sie ab, ob Sie sich noch auf dem richtigen Weg zum Ziel befinden.

Akzeptiert. D.h., dass die Ausführenden das Ziel auch mit den persönlichen Zielen vereinbaren können und dadurch motiviert sind das Ziel auch wirklich zu erreichen.

Realistisch. Das bedeutet, dass das Ziel mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen auch erreicht werden kann.

Terminiert, um den zeitlichen Bezug klarzustellen. Formulieren Sie ein möglichst konkretes Enddatum, an dem die Zielerreichung überprüft werden soll.

Wichtig ist auch, Ziele immer so zu formulieren, als wenn Sie diese schon erreicht hätten. Das bringt Ihnen eine positive Zielfokussierung und suggeriert Ihrem Gehirn einmal mehr, dass Sie es auch schaffen werden.

 

So könnte das konkrete Ziel des Workshops lauten: Am Ende des Workshops wissen wir, welche Maßnahmen wir treffen müssen, um die Liquidität bis zum TT.MM.JJJJ zu erhalten!

 

Phase 3: Entscheidungskriterien festlegen

Wichtige Entscheidungskriterien im Bezug auf Kurzarbeit könnten sein:

Liquidität, Fortbestand der Firma, Mitarbeitermotivation, Zusammenhalt der Belegschaft, Arbeitsatmosphäre, Zukunftsfähigkeit etc.

Relativ grob formulierte Entscheidungskriterien, wie z.B. Zukunftsfähigkeit, sollten im Nachgang an das Brainstorming noch einmal heruntergebrochen werden. Zukunftsfähigkeit z.B. in Form von Prozessverschlankungen, Einführung neuer Software, Restrukturierung von Abteilungen etc. Bleiben Sie in Ihren Entscheidungskriterien so konkret wie möglich!

 

Phase 4: Impact & Priorität bestimmen

Die unterschiedlichen, konkreten Entscheidungskriterien werden in Phase 4 gewichtet. Hat also bspw. Liquidität eine höhere Priorität als Arbeitsatmosphäre? Welches der beiden Kriterien hat einen größeren Impact für die Firma? Wichtig ist auch festzulegen, ob der Impact der verschiedenen Entscheidungskriterien linear voneinander abgestuft ist (10-9-8-…) oder einige Entscheidungskriterien massiv höher oder niedriger gewichtet sind als andere. Bspw. Kriterium 1 hat die Gewichtung 10, Kriterium 2 nur noch die Gewichtung 7.

 

Phase 5: Alternativen bilden

Basierend auf den Entscheidungskriterien werden in diesem Schritt Handlungsalternativen gesucht. Denn nur durch Alternativen kann eine Bewertung unterschiedlicher Möglichkeiten stattfinden. Was könnten wir also zum Beispiel tun, wenn wir niemanden entlassen wollen? Wo können wir freigewordene Ressourcen sinnvoll nutzen?

Stellen Sie interne Projekte fertig. Gehen Sie Dinge an, über die schon lange gesprochen wird. Entwickeln Sie neue Produkte und Dienstleistungen.

Was wären Alternativen zu Entlassungen: Fremdkapital aufnehmen oder Firmenanteile verkaufen? Freiwilliger Gehaltsverzicht? Kurzarbeit? Denken Sie abstrakt und bringen Sie auch überraschende Ideen mit ein!

 

Phase 6: Entscheidung treffen

Um die Entscheidung zu treffen, werden alle Handlungsalternativen in eine Bewertungstabelle geschrieben (z.B. Excel). Nacheinander werden diese dann durchgegangen und geschaut, ob und welche Entscheidungskriterien die jeweilige Handlungsalternative erfüllt. Anschließend wird die Summe der erfüllten Entscheidungskriterien je Handlungsalternative ermittelt. Daraus ergeben sich häufig 1-2 Handlungsalternativen mit hoher Punktzahl. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Gruppe dann bereits eine Tendenz zur einen oder anderen Handlungsalternative hat. Ergibt sich aus der Summierung allerdings eine Lösung, die den Workshopteilnehmern als verrückt oder absurd erscheint, macht es Sinn eine längere Pause zu machen.

Unerwartetes muss sich bei uns erst einmal unterbewusst setzen. Dabei hilft es auf andere Gedanken zu kommen oder eine Stunde spazieren zu gehen. Zeitlicher Verzug ist häufig wichtig. Auch die berühmte „Nacht drüber schlafen“ hilft dem Gehirn einen Vorschlag zu verarbeiten und in die bisherigen Erfahrungen und eigenen Überzeugungen einzuordnen.

Bei einem großen Pharmakonzern haben wir zum Beispiel einen Workshop gestaltet, bei dem es um die Entscheidung zu Verwendung einer alten Schwimmhalle ging. Im Raum stand unter Anderem der Abriss oder eine anderweitige Nutzung. Wir haben kurzer Hand die alte Schwimmhalle für den Workshop zu einer coolen Eventlocation umfunktioniert. So hatte das Gehirn die Möglichkeit sich eine andere Nutzungsmöglichkeiten als die rein funktionelle einer Schwimmhalle überhaupt vorzustellen. Die Entscheidung viel dann für eine anderweitige Nutzung und das Gebäude der Schwimmhalle wurde erhalten.

 

Nach der Entscheidung ist vor der Umsetzung

Wie bereits in unserem Leitartikel erklärt, ist der eigentliche Entscheidungsprozess mit Phase 6 abgeschlossen. Was jetzt folgt orientiert sich am klassischen Projektmanagement und unterstützt Sie in der konkreten Umsetzung Ihrer Lösungsstrategie:

Phase 7: Risikobewertung vornehmen & Notfallmanagement entwickeln

Wie im klassischen Projektmanagement erfolgt hier eine Einschätzung nach der Eintrittswahrscheinlichkeit und den Auswirkungen im Falle des Eintretens. Mögliche Szenarien lassen sich so in eine Rangfolge bringen. Darauf basierend lassen sich Notfallpläne entwickeln, insbesondere für die „worst cases“.

Phase 8: Umsetzung kontrollieren & Nachsteuern wo nötig

 

Wann die Moderation komplexer Entscheidungsprozesse ein sinnvolles Instrument ist:

Einen komplexen Entscheidungsprozess moderieren zu lassen macht Sinn, um aus einem unvoreingenommenen, weiten Blickwinkel auf Basis verschiedener Entscheidungskriterien eine Entscheidung zu treffen, die möglichst viele Parameter des Problems abdeckt. Leider haben wir oft erlebt, dass Workshops bereits mit einem konkreten Lösungsvorschlag gestartet sind. Entfällt die kritische Auseinandersetzung mit der Fragestellung und die Abwägung von Alternativen dann ist das Ergebnis eines solchen Workshops meist keine differenzierte Diskussion, sondern lediglich das pushen einer bereits einseitig entschiedenen Vorgehensweise. Den Aufwand für einen solchen Workshop kann ich mir dann in der Regel sparen. Denn die meisten Leute merken, wenn sie in einem Workshop bewusst in eine gewisse Richtung gelenkt werden sollen und fühlen sich dann manipuliert. Das ist sowohl für das Vertrauen und die Motivation absolutes Gift, da die Mitarbeiter sich verarscht fühlen.

Hier macht es mehr Sinn die Durchsetzung des Lösungsansatzes richtig zu kommunizieren und die entsprechende Unterstützung der Führungskräfte einzuholen. Auch wenn die Entscheidung nicht immer bei allen gut ankommt, ist eine starke Rede oder eine überzeugende Präsentation die bessere Variante in solchen Fällen.

 

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