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Meetings effektiver gestalten

09.10.2014

Meetings gelten nicht umsonst als Zeitfresser Nummer 1, wenn es dann noch unproduktive Meetings sind, bei denen nichts oder einfach zu wenig herauskommt…

Fuze, ein Anbieter für Online-Meetings, hat eine spannende Infografik veröffentlicht, die aufzeigt, wie sich der Zeitfresser Meeting auf Unternehmen auswirkt.

Zeitfresser Meeting: Wie viel Zeit – und Geld – geht drauf?

Grundsätzlich ist an einem Meeting nichts Schlimmes. Ein Treffen des gesamten Teams dient ja auch dem Austausch und der Problemlösung. Ineffektive Meetings jedoch kosten laut einer US-amerikanischen Studie jedes Jahr 37 Milliarden US-Dollar. Tendenz steigend. In den USA finden täglich 25 Millionen Meetings statt, von denen laut der Studie 67% als ineffektiv angesehen werden. Bereits jetzt werden 15% der Zeit eines Unternehmens durch Meetings belegt. Dabei verbringen Führungskräfte der mittleren Führungsebene etwa ein Drittel ihrer Zeit in Meetings, Führungskräfte der oberen Managementebene hingegen schon 50% ihrer Zeit.

Gründe für die Ineffektivität

Die Studie listet auch mehrere Gründe auf, warum Meetings als ineffektiv angesehen werden. Dabei steht mit über 90% Nennung ganz oben auf der Liste, dass die Teilnehmer des Meetings nebenbei anderes erledigen. Multitasking während des Meetings ist damit in nahezu allen Fällen der Hauptgrund. Die Hälfte der Teilnehmer beschäftigt sich laut eigener Angaben mit anderer Arbeit. Fast 70% nehmen sich während des Meetings ihrer Emails an. Besonders ineffektiv sind Meetings mit Teilnehmern von außerhalb, die nur per Telefon zugeschaltet sind. Da der visuelle Aspekt wegfällt, fällt es so besonders schwer, den großen Anteil der Kommunikation, den die Körpersprache ausmacht, einzubeziehen. Häufig sind Meetings auch schlecht geplant und strukturiert und aus diesem Grund ineffektiv.

So machen Sie es besser

Die Studie schlägt sieben Punkte zur Verbesserung der Effektivität von Meetings vor.

  1. Planen Sie kürzere Meetings: 30 Minuten reichen
  2. Klare Erwartungen, die auch in der Vorbereitung kommuniziert werden
  3. Versenden Sie Material zur Vorbereitung, damit Sie das Meeting zur Diskussion nutzen können
  4. Starten Sie das Meeting pünktlich – und beenden Sie es auch pünktlich
  5. Vermeiden Sie lange Monologe, binden Sie alle Teilnehmer in die Diskussion ein
  6. Bleiben Sie beim Thema
  7. Fassen Sie die Kernpunkte und Ergebnisse zusammen und reichen Sie an alle Teilnehmer nach dem Meeting weiter

The Ugly Truth About Meetings

Graphic by dianagosi.

Viele weitere Tipps finden Sie auch im Artikel „Das 37-Milliarden-Dollar-Grab: Die 10 teuersten Meeting-Fehler – und wie du sie vermeidest“ auf t3n.

 

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